TERMINI E CONDIZIONI DI ADESIONE AL SERVIZIO WIN/WIN

1. Introduzione - Che cos'è il Servizio Win/Win e come funziona  

Tramite la sottoscrizione del servizio Win/Win, ciascun Side potrà instaurare e gestire relazioni di partenariato con i Side consenzienti. Tale funzione consentirà alle parti coinvolte di condividere una pianificazione degli acquisti su base temporale annuale finalizzata al raggiungimento di obiettivi di sell-out condivisi preliminarmente e di reciproca soddisfazione.  

Il Servizio Win/Win consentirà sia al Retailer che all’Industria di innovare e semplificare sia il processo di comunicazione che quello decisionale secondo un modello circolare basato su tre fasi che puntano a rispondere ai seguenti tre quesiti: chi sono, chi vorrei essere, come farlo.  

Fase 1 – “Chi sono”  

Tale fase preliminare è diretta a consentire l'instaurazione di un rapporto di partenariato che si fonderà sulla trasparenza reciproca, al fine di consentire ad entrambi i Side di condividere obiettivi di reciproco interesse coerenti con il proprio potenziale e di scambiarsi valore in maniera consapevole, favorendo così nel tempo lo sviluppo di una relazione basata su un tipo di fiducia razionale e non solo relazionale. Questa fase punterà a far emergere il valore che i due side si sono scambiati sino a quel momento (Start point).  

Retailer - Analisi dei dati di performance (Sell-out/Sell-in/Stock) delle referenze afferenti al listino del potenziale partner attraverso la funzione Esplora:
In questa fase la Piattaforma consentirà al Side Retailer di comprendere il proprio valore commerciale, attuale e potenziale, relativamente ai prodotti afferenti al listino del Side Industria selezionato e dunque comprendere il valore commerciale che il Side Industria ha per lo stesso Retailer. Tale fase servirà al Retailer per comprendere altresì il ruolo strategico e tattico che l’industria selezionata ha all’interno del proprio assortimento e quello che potenzialmente potrebbe avere prospetticamente.  

Le analisi dei dati di performance del potenziale partner avverranno in chiave category e cioè valorizzando le performance delle referenze rispetto a perimetri specifici (business unit) cui le referenze afferiscono. Tali unità di business non sono altro che i diversi livelli di cui è composto l’albero category Fdirect, nel caso di prodotti parafarmaceutici e di automedicazione, mentre per i restanti prodotti farmaceutici i diversi livelli saranno quelli previsti dal sistema di classificazione ATC.  

Industria – Analisi delle caratteristiche generali del punto vendita  

In questa fase il Side Industria potrà comprendere il proprio valore commerciale per il Retailer ed il valore che quest’ultimo ha e potrebbe avere per la stessa Industria prospetticamente.
L’Industria potrà accedere in una prima fase a informazioni di carattere generale relative al punto vendita di proprio interesse o della catena esaminata (macro-performance commerciali, dimensioni punto vendita, numero e tipologie di vetrine, posizione del punto vendita ecc.).  

Dopo aver analizzato le performance del potenziale partner, il Side potrà decidere di inviare/accettare un invito di partenariato alla/della controparte selezionata.
Solo dopo che l’invito di partenariato sarà stato accettato dal side retail (e viceversa), l’Industria potrà accedere ai dati di performance del Retailer, relativamente alle referenze del proprio listino ed alle categorie in cui queste performano, fatta salva l’accettazione alla condivisione di tali informazioni da parte del Retailer.  

In particolare, il Side Retailer per inviare/accettare un invito di partenariato dovrà necessariamente autorizzare FTNET a condividere con la controparte i propri dati di performance relativamente alle sole categorie cui afferiscono le referenze del listino della controparte Industria una volta instaurata la relazione (accettazione invito da parte della controparte).
Il Side che avrà ricevuto l’invito, evidenziato anche tramite apposito sistema di mail alert, avrà a disposizione dieci giorni per decidere se accettarlo. Tale scelta modificherà, lato Side che avrà inviato l’invito, lo stato dell’invito che da “in valutazione” si trasformerà in “accettato” o “rifiutato”.
Solo in caso di accettazione dell'invito sarà possibile accedere alla Fase 2.  

Fase 2 – “Chi vorrei essere”
Proposta di pianificazione degli acquisti su base annuale  

Il Retailer che ha inviato/accettato l'invito di partenariato procede ad analizzare i dati di performance delle referenze afferenti al listino del partner e sulla base di tali informazioni potrà sviluppare una prima ipotesi di previsone del venduto suddividendo l’anno mobile in 4 macro finestre temporali, ognuna delle quali identificherà il fabbisogno di prodotto per un periodo temporale di tre mesi (CV = Canvass): CV1 Gennaio- Febbraio-Marzo, CV2 Aprile-Maggio-Giugno, CV3 Luglio-Agosto-Settembre, CV4 Ottobre-Novembre- Dicembre.  

Il Retailer avrà quindi la possibilità di costruire una previsione delle quantità che venderà relativamente a ciascun CV per le sole referenze che intenderà trattare durante lo specifico CV. Per la costruzione della previsione del venduto il Retailer avrà a disposizione le informazioni di Sell-out/Sell-in/Stock e Scorta di Sicurezza e unità minima di imballo per ciascuna delle referenze trattate dell'Industria partner, reperibili anche tramite la funzione Esplora.  

La Piattaforma offrirà al Retailer anche una previsione del venduto elaborata in maniera automatica e basata solo sulle quantità storiche vendute di ogni singola referenza in pari periodo anno precedente. Tale proposta di assortimento è finalizzata a semplificare la fase del processo di elaborazione di ordine e non comporta alcun obbligo di accettazione da parte del Retailer che rimarrà libero di utilizzare la stessa come base di partenza ovvero di elaborare le proprie previsioni di vendita in maniera del tutto autonoma.  

Una volta terminata la creazione della propria previsione delle vendite il Retailer la renderà visibile all’Industria che ha accettato/inviato la proposta di partenariato, la quale potrà a sua volta elaborare una controproposta. In questa fase l’Industria inserirà quelle condizioni commerciali che riterrà opportune per sostenere lo scambio di valore insito nella sua controproposta e nel rispetto delle condizioni di fornitura applicabili alle vendite effettuate tramite la Piattaforma.
Tale controproposta sarà pubblicata al Retailer, sempre per il mezzo della Piattaforma, ed il Retailer potrà accettarla o modificarla generando così la versione definitiva dell’accordo di partenariato.  

Terminata la fase di condivisione della previsione delle vendite il sistema costruirà automaticamente un budget di referenze da acquistare avendo provveduto a nettare le vendite ipotizzate con lo stock disponibile, tenendo conto delle quantità necessarie per la scorta di sicurezza necessaria a soddisfare la domanda di prodotto per il periodo che trascorrerà tra l’ordine e la sua consegna al retailer.  

Con l'accettazione definitiva della proposta di assortimento da parte dell'Industria, la quantità relativa al primo CV sarà automaticamente convertita in ordine pronta consegna o di prenotazione. La creazione dell'ordine verrà comunicata al Retailer attraverso il sistema di mail alert che oltre ad avvisarlo della conversione gli ricorderà che è necessario procedere all’invio dell’ordine all’Industria attraverso l’apposita procedura disponibile nella sezione ORDINI del proprio account.  

All'interno della medesima sezione il Retailer potrà impostare la funzione di invio automatico all’Industria che consentirà di confermare e spedire un ordinativo in maniera automatica quando questo risulti pronto ma non ancora spedito il giorno 10 del mese antecedente l’inizio del CV cui la consegna farà riferimento.
I successivi tre budget di acquisto potranno essere rettificati entro un termine preciso oltre il quale gli stessi si convertiranno automaticamente in ordine in attesa di invio. Il termine entro cui tali budget potranno essere rettificati sarà entro il giorno 10 del mese antecedente l’inizio del CV cui il budget si riferisce.  

Il sistema tendenzialmente è strutturato in maniera tale da far avvenire le consegne di prodotto nell’ultima settimana del mese antecedente l’inizio del CV di riferimento dell'ordine di acquisto.  

Nel caso in cui il Retailer sia costituito da una Centrale di acquisti di Catena o Network, il flusso di funzionamento resterà lo stesso con la differenza che la Centrale di acquisti ragionerà su un dato consolidato, generato dalla somma dei dati di performance dei punti vendita ad essa afferenti che, in una fase ulteriore, verrà ripartito verso i singoli punti vendita generando ipotesi di ordini singoli per ognuno di essi.  

La dinamica di ripartizione delle quantità di ogni referenza trattata potrà seguire due logiche che faranno riferimento rispettivamente (a) all’incidenza percentuale del venduto storico della singola referenza del nel singolo punto vendita o (b) all’obiettivo di quota di mercato % a quantità condivisa con l’Industria partner.  

Hp1 Logica Ripartizione ordine da centrale verso singoli punti vendita  

Storico venduto della singola referenza nel singolo punto vendita per il periodo temporale T - Stock + Scorta di Sicurezza con quadratura verso unità minima di imballo impostata dall’industria.
Eventuali quantità extra connesse al vincolo verso l’unità minima di imballo, saranno ripartite in funzione dell’incidenza % della quota Sell-out storico nel periodo T del punto vendita rispetto al totale storico venduto di tutti i punti vendita per il periodo T.  

Hp 2 logica della quota mercato Sell-out obiettivo concordata con l’Industria  

Quantità funzione della quota di mercato% concordata e quantificata rispetto al potenziale a quantità della categoria cui la referenza afferisce per ogni singolo punto vendita.  

Nel caso di Centrale acquisti di Network:
Una volta avvenuta la ripartizione della pianificazione, questa verrà comunicata ai singoli punti vendita afferenti alla Centrale acquisti di Network. Ogni singola proposta di acquisto (budget) potrà essere modificata dal punto vendita prima di procedere alla sua conferma che la convertirà in ordine all’Industria. Ogni ordine andrà a sua volta spedito all’Industria secondo la procedura sopra descritta.  

Nel caso di Centrale acquisti di Catena:
La validazione delle proposte di acquisto per singolo punto vendita con relativa trasformazione in ordini potrà essere effettuata direttamente dal buyer della Centrale che provvederà anche al loro invio all’Industria secondo la procedura sopra descritta.  

Fase 3 – “Come farlo”
Sviluppo piano marketing/comunicazione condiviso  

Per sostenere gli incrementi di Sell-out congiuntamente ipotizzati dai due Side, la Piattaforma mette a disposizione un ambiente dedicato alla pianificazione di attività di marketing e comunicazione che saranno salvate in un apposito calendario annuale che potrà essere visualizzato da entrambi i Side partner e per quelle sole attività che riguardano referenze presenti nel listino del side Industria.  

In questa fase Retailer ed Industria, dopo aver condiviso i nuovi obiettivi di Sell-out per le referenze su cui si deciderà di focalizzarsi nel periodo T (Forecast=previsione delle vendite di periodo), potranno decidere di attivare uno o più strumenti di marketing e comunicazione gestiti dal Retailer per aumentare le probabilità di raggiungimento degli obiettivi di Sell-out ipotizzati.  

Le diverse tipologie di attività realizzabili saranno selezionabili da un elenco esistente o personalizzate, potranno essere singolarmente tempificate, associate a strumenti di comunicazione specifici e ad esse potranno essere associate una o più referenze appartenenti anche a più di un singolo listino Industria. Tali attività potranno essere create dalla sezione dedicata presente nel tool W/W.  

Tutte le attività pianificate, oltre ad essere consultabili singolarmente, saranno visualizzate in un calendario annuale delle attività di MKTG (marketing) che permetterà di avere una visione generale del piano ipotizzato. Le informazioni relative alle singole attività presenti nel calendario MKTG potranno essere scaricate sia in formato Excel che PDF dal Retailer e dall’Industria per le sole sue referenze coinvolte.  

5. Condizioni di accesso al Servizio Win/Win  

Per poter usufruire del servizio Win/Win è indispensabile che il Retailer autorizzi, in fase di registrazione o in un momento successivo, il trasferimento dei suoi dati di performance dal proprio sistema gestionale al database della Piattaforma. Il trasferimento dei dati sarà soggetto all'Autorizzazione del Retailer al Trasferimento di dati gestionali, visionabile al seguente link ovvero accessibile in qualsiasi momento dalla pagina dedicata all'Account dell'Utente.
L'accesso al servizio Win/Win è subordinato alla sottoscrizione di apposito abbonamento da parte degli Utenti e al pagamento del relativo canone di abbonamento annuale. Il canone di abbonamento applicato al singolo Utente sarà quello indicato nell'apposita sezione dedicata al servizio Win/Win all'interno del proprio Account. Il canone sarà pagato con rate mensili secondo la modalità selezionata dall’Utente. FTNET si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento e con preavviso di 30 giorni il suddetto canone. Resta inteso che in caso di abbonamento già sottoscritto, la modifica sarà applicabile solo a far data dal rinnovo dell'abbonamento.  

6. Condizioni e Limiti di utilizzo del Servizio Win/Win  

L'uso del Servizio Win/Win è consentito esclusivamente agli Utenti registrati ed in conformità ai presenti Termini di Adesione al Servizio, ai Termini di Adesione alla Piattaforma e ai Termini d'Uso della Piattaforma. Nello specifico, gli Utenti non potranno, direttamente o indirettamente, compiere alcuna delle attività indicate nella Sezione "Uso della Piattaforma e dei Servizi" dei Termini d'Uso della Piattaforma a cui si rinvia.  

7. Limitazione di responsabilità  

Le informazioni, i risultati e qualsiasi contenuto accessibile e/o prodotto tramite il servizio Win/Win è fornito per uso esclusivo dell'Utente per finalità interne alla propria organizzazione. FTNET non fornisce alcuna garanzia, espressa o implicita, in relazione ai risultati e/o contenuti accessibili tramite il Servizio Win/Win, compresa qualsiasi garanzia di accuratezza, completezza, non violazione di diritti di terzi, commerciabilità o idoneità del Servizio e/o dei contenuti con esso prodotti ad un particolare scopo. FTNET declina qualsiasi responsabilità per eventuali danni conseguenti all'uso da parte degli Utenti di informazioni o materiali disponibili o ottenibili tramite il servizio Win/Win, nonché all'eventuale affidamento fatto su tali informazioni o materiali. FTNET è e rimarrà estranea a qualsiasi rapporto instaurato tra Retailer e Industria. Nel caso in cui l'Utente non sia soddisfatto del servizio, l'unico rimedio a disposizione dell'Utente è la cessazione dell’utilizzo dello stesso.  

8. Durata, recesso unilaterale e risoluzione  

L'abbonamento avrà durata annuale.
L'utente potrà cancellare il proprio abbonamento in qualsiasi momento, mediante l'apposita funzione presente nella pagina dedicata del proprio Account oppure comunicando la propria disdetta a FTNET tramite l’indirizzo PEC ftnet@legalmail.it. L'Utente prende atto e accetta che in caso di cancellazione anteriore alla data di scadenza dell'abbonamento non avrà diritto al rimborso della quota parte del mese in cui è avvenuto il recesso.
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